Cara Buat Sertifikat Otomatis Banyak Nama, Langsung Terkirim Ke Email | Tutorial Autocrat
.png){kind=small}
Lagi dapet tugas buat sertifikat dengan banyak nama? masih menggunakan cara manual satu per satu? udah ketinggalan zaman bro. Yuk kita pakai cara cepatnya.
Membuat sertifikat dengan nama yang tercantum di dalamnya memang menjadi PR tersendiri jika nama yang di input dalam jumlah banyak, hal itu akan menguras waktu dan tak jarang ada nama yang tidak terinput.
Nah cara manual itu sudah bisa di atasi dengan membuat sertifikat otomatis banyak nama, bahkan bisa terkirim langsung ke email masing-masing penerima sertifikat. Mau tau caranya?
Simak penjelan di bawah ini
Alat yang Dibutuhkan untuk Membuat Sertifikat Otomatis
1. Google Slide
Pertama kita harus menggunakan google slide untuk menyiapkan desain sertifikatnya, jika mendesain sertifikat langsung di google slide masih susah, kita bisa membuatnya lewat platform lain seperti canva, photoshop, dsb.
Hasil desain dari platform lain, kita export menjadi PNG tanpa ada namanya, karena nama akan kita atur di google slide.
Setelah file PNG sertifikat sudah ada, Kita tinggal masukan desain tersebut ke google slide.
Oke sampai sini sudah selesai tahap desainnya.
2. Google Form
Dengan adanya google form, kita bisa menyempurnakan otomatisasi dari pembuatan sertifikat ini.
Google form digunakan untuk menginput data penerima sertifikat, jadi jika sertifikat ini diberikan kepada peserta event, peserta cukup isi google dan nantinya akan langsung otomatis terkirim sertifikat sesuai namanya.
Prinsipnya seperti itu, untuk cara detailnya nanti dijelaskan di bawah ya.
3. Google Spreadsheet
Google Spreadsheet berfungsi sebagai sumber data dan untuk pengaturan Autocrat. Dari google spreadsheet inilah sistem otomatis kita atur, dari mulai creat sertifikat satu per satu, hingga mengirimnya langsung ke penerima sertifikat.
4. Google Drive
Google drive difungsikan sebagai penyimpanan file PDF hasil create otomatis sertifikat tadi.
5. Autocrat
Nah ini adalah plugin inti untuk pembuatan sertifikat secara otomatis. Autocrat merupakan plugin Google Spreadsheet yang berfungsi untuk melakukan otomisasi penginputan data pada suatu variabel. Dengan plugin ini, kita menginput data dari sumber data ke desain atau tujuan lainnya.
Oke kalau sudah paham dengan alat-alat yang perlu disiapkan, saatnya kita lanjut ke pembahasan intinya.
Cara Membuat Sertifikat Otomatis Banyak Nama Menggunakan Autocrat
1. Buat Sertifikat di Google Slide dengan Variabel Nama
Saya sudah singgung sedikit di atas, desain sertifikatnya kita masukan ke google slide, lalu pada bagian yang akan di isi nama, kita harus buat varibel dulu, agar bisa terkoneksi dengan autocrat.
Perhatikan Gambar Berikut ini
Pada bagian nama, saya buat variabel <<Nama Lengkap>> yang nantinya akan berisi nama dari penerima sertifikat.
Nah kita harus perhatikan ukuran font dan jenis fontnya ya, kita bisa mencoba dulu dengan nama yang panjang untuk menyesuaikan ukuran fontnya.
Jika dirasa desain sertifikatnya sudah sesuai, lanjut ke step selanjutnya.
2. Siapkan Folder Google Drive Sebagai Penyimpanan Sertifikat
Buat folder khusus untuk sertifikat, agar tidak tercampur aduk dengan file-file lainnya. Buat folder seperti biasanya tanpa ada custom apapun.
3. Buat Formulir di Google Form
Sebenarnya langkah ini bisa di skip, jika kita sudah punya data penerima sertifikatnya. Tapi agar lengkap kalian harus tetap mengetahui langkah ini.
Buat formulir yang berisi kebutuhan sertifikat, seperti:
- Nama Lengkap
Dua data tersebut sudah cukup, kalau kalian ingin menambahkan data lainnya juga tidak masalah.
Setelah formulir jadi, silahkan masuk ke menu jawaban, kemudian pilih jawaban ke google spreadsheet, nanti jawabannya akan otomatis tersimpan di google spreadsheet.
Lihat gambar di bawah ini.
4. Menginstall Plugin Autocrat di Spreadsheet
Caranya cukup mudah kok, jadi perhatikan langkah-langkah berikut ya
- Masuk ke spreadsheet yang tadi dari Google Form
- Klik menu ekstensi
- Klik add-on
- Lalu klik dapatkan add-on
- Setelah itu cari "Autocrat" pada kolom pencarian
- Setelah muncul hasilnya, klik plugin dengan judul "Autocrat" dengan thumbnail warna kuning
- Kemudian klik install
- Tunggu proses installnya selesai
5. Setting Autocrat untuk Otomisasi Sertifikat
Masuk di langkah terakhir nih, saatnya kita setting autocrat yang tadi udah di install. Setting autocratnya bisa simak langsung pada video berikut ini.
