Pusing bikin sertifikat satu per satu? atau bikin nomor sertifikatnya juga masih manual?
Bayangin kalau ada 1000 sertifikat yang harus dibuat dengan cara manual kapan akan selesainya?
Nah disini kita akan belajar bagaimana caranya bikin nomor otomatis hingga buat banyak sertifikatnya juga akan otomatis tergenerate oleh sistem. Simak artikelnya sampai habis.
Alat yang Dibutuhkan
Untuk dapat membuat sertifikat dan nomor sertifikat otomatis ada beberapa alat yang akan kita gunakan dan semua alat ini Gratis ya. Berikut listnya:
- Google Form
Digunakan untuk membuat formulir pengisian data sertifikat yang nantinya akan disimpan di google spreadsheet. - Google Spreadsheet
Fungsinya menjadi database nama dan nomor yang akan dimasukan ke sertifikat serta menjadi pondasi utama untuk menjalankan sistem otomasi nantinya. - Google Slide
Sebagai media desain sertifikat yang akan dibuat banyak secara otomatis. - Google Drive
Penyimpanan PDF hasil generate otomatis dari Google Form dan Spreadsheet. - Canva
Menjadi alat untuk mendesain yang cepat sebelum dipindahkan ke Google Slide. - Autocrat
Tools kunci untuk membuat banyak sertifikat secara otomatis dan terkirim ke email.
Langkah Membuat Nomor Sertifikat Otomatis
Siapkan Google Formulir
Buat satu google form dengan data-data yang diperlukan untuk mengisi sertifikat, data utama yang harus ada adalah Nama Lengkap dan Email. Data lainnya bisa ditampakan seperti nomor telepon dan lain sebagainya.Simpan Hasil ke Google Spreadsheet
Setelah berhasil membuat formulir silahkan simpan hasil ke Google Spreadsheet dengan cara Klik Tab Jawaban > Link ke Spreadsheet > Pilih Buat Spreadsheet Baru > Atur nama spreadsheet sesuai keinginan > Klik Buat. |
| Tampilan ketika di klik link ke spreadsheet |
 |
| Tampilan Hasil Form di Google Spreadsheet |
Setting Tabel Spreadsheet Agar tidak Dalam Format Tabel
Ini langkah penting agar kode pembuat nomor sertifikat otomatis akan berjalan, karena nantinya kode akan ditempel di header alias pada row paling atas, jika masih dalam format tabel otomatis seperti pada gambar di atas maka kodenya tidak akan berjalan. Berikut ini cara menghapusnya.
- Klik panah bawah di judul tabel "Form_Responses"
- Lalu pilih "Kembalikan ke data yang tidak terformat"
 |
| Menghilangkan format tabel |
Buat Kolom Baru untuk Nomor Sertifikat
Setelah menghapus format tabel silahkan tambahkan kode ini di row pertama sejajar dengan Timestamp, Nama Lengkap, Email dan data lainnya.
=ARRAYFORMULA(IF(LEN(B:B); IF(ROW(B:B)=1; "NOMOR"; TEXT(ROW(B:B)-1; "00")); ))
Setelah menempelkan kode tersebut maka kolomnya akan otomatis berjudul NOMOR
Penjelasan kode
- ARRAYFORMULA: Menjalankan rumus ke seluruh baris dalam satu kolom sekaligus, jadi Anda tidak perlu menarik (drag) rumus ke bawah secara manual.
- IF(LEN(B:B); ... ; ): Berfungsi sebagai pengecek. Rumus hanya akan berjalan jika sel di kolom B ada isinya. Jika kosong, maka nomor tidak akan muncul (agar tabel terlihat rapi).
- IF(ROW(B:B)=1; "NOMOR"; ... ): Jika baris yang sedang diproses adalah baris pertama (paling atas), maka sistem akan menuliskan teks "NOMOR" sebagai judul kolom.
- ROW(B:B)-1: Mengambil nomor baris saat ini lalu dikurangi 1 (supaya baris kedua dihitung sebagai nomor 1, baris ketiga sebagai nomor 2, dan seterusnya).
- TEXT(...; "00"): Mengubah format angka menjadi dua digit teks (misalnya angka 1 menjadi 01, angka 2 menjadi 02, dst).
Test Isi Formulir
Setelah langkah-langkah di atas sudah dilakukan, sekarang adalah mengetes apakah kode untuk membuat nomor sertifikat otomatis sudah berjalan. Caranya adalah dengan mengisi formulir yang telah kita buat di atas, jika pada kolom Nomor berisi nomor 01 dan seterusnya maka kode untuk generate nomor otomatis telah berhasil.
 |
| contoh nomor yang terbuat otomatis |
Cara Membuat Banyak Sertifikat Dengan Otomatis
Cara membuat sertifikat otomatis sudah kami buatkan tutorialnya pada artikel sebelumnya, namun sebagai catatan agar nomornya juga bisa langsung tercatat pada desain, buat satu tag/varabel <nomor> dan koneksikan dengan kolom Nomor di spreadsheet yang telah kita buat tadi.Untuk cara membuat sertifikatnya secara otomatis silahkan tonton video berikut ini: